「本庄ガスECOはにぽんプラザ」の予約について（令和6年12⽉4⽇回答）

はにぽんプラザの予約についてお願いです。

私たちのサークルは、優先登録団体として、部屋をお借りしていますが、市やその関係団体の行事や講座等があるときには、そちらが最優先になります。そのことについては理解できるのですが、最近、行事等が増えているようで、私たちの登録日時について、予約できないことが多くなりました。市等の予約では、全館使用不可となる事も多いのですが、中には、使わない部屋まで予約されていることがあります。また、講座等についても必要時間よりかなり多めに予約されていると感じます。さらに、市関連の行事等が、中止になった場合、直前に予約が取り消されることも多く、もともと優先登録している団体以外のサークルが使用していることもあります。

以上のようなことを踏まえ、市や関係団体が優先予約するときの確認事項として

1．必要な部屋、時間帯で予約する。当初の予約で余分な部分があったら早めに変更する。

2．中止になった場合は、すみやかに予約を取り消し、その旨を部屋の優先登録しているサークルに連絡する。

などについて、市の関係者に徹底していただけると有り難いです。ご配慮の程、よろしくお願いいたします。