防災ガイドブックの配布部数等について（令和元年7月2日回答）

意見・提言

 私は○○自治会の副会長をしており、広報紙等の支会長への配付も担当しています。今月、危機管理課から「防災ガイドブック」の配付依頼がありました。その時の支会毎の配付部数が、広報紙の配付部数と異なっていたため、過不足が生じ、その対応に二度手間が掛かりました。広報課には最新の支会毎の配布部数の情報があると思いますが、なぜ危機管理課ではこの情報を利用されなかったのでしょうか？また、このような間違いの発生やその原因調査、対策等について、上層部に報告が上がるシステムはあるのでしょうか？
 防災ガイドブックはB4サイズで保存版となっていますが、サイズが大きく本棚には入りません。今後は、保管方法も想定してサイズを決めて頂きたい。

回答

 「本庄市防災ガイドブック」の配布にあたり、○○自治会の支会毎の配布部数に、過不足が生じたことにつきまして、お詫び申し上げます。防災ガイドブックの配布にあたっては、広報紙を配布する際に使用する支会毎の配布部数情報を利用しましたが、仕分けの際に部数を誤ってしまったものです。

 また、業務に関する諸報告は、口頭又は文書により報告がなされます。今回の防災ガイドブックの配布部数に過不足が生じたことに関しましては、担当者から係長、課長へと順次、部長まで、口頭によるの報告がなされています。今後は、このようなことが無いようしっかりと指導してまいります。

 最後に、防災ガイドブックが大きくて本棚に入らず、大きさについての配慮が不足しているとのご指摘については、掲載されているハザードマップ等の見やすさや、普段からの目の付きやすさ、そして、雑誌等と同じ大きさの場合、それらといっしょに誤って廃棄してしまうのを防止する目的などを考慮して、B4サイズに決定したものです。釣り下げ用に穴あけ加工を施していますので、各ご家庭にて保管方法を工夫して、防災に役立てていただければと思います。

（令和元年7月2日回答）

この事業の担当課

危機管理課25-1184