はにぽんプラザ貸室の鍵の授受について（令和元年10月4日回答）

意見・提言

 「はにぽんプラザ」の会議室を時々借用していますが、会議室を借用する際、借用開始時刻の5分前にならないと鍵を受け取ることができません。そのような運用を行っているとの事です。会議室が、借用前の時間帯に空いている場合、あるいは午後一番で会議室を借用する場合は昼食時間はほとんど空いているため、10分から15分程度、時間前でも鍵を貸していただけないでしょうか。
 会議室によっては、机や椅子をすべて並べないと会議が始められない会議室もあります。一方で、行政が会議で使用する時は、会議室が使われていない場合などは30分も前から準備が出来るのに、市民はダメというのは、市民の側の立って使いやすく運用しようという姿勢が欠如しています。

 このお願いは、規則の運用の範囲内ではないかと思いますが、はにぽんプラザの事務局にお願いしても全く相手にしてもらえません。必要なら準備時間も借用すればよいと、聞く耳も持たず寂しい限りです。近隣の、熊谷市、深谷市などでは、会議室が使用されていなければ、いつでも30分程度前でも鍵を貸してくれます。市民サービスの点からも、ご配慮いただければ幸いです。

回答

 日頃から、本庄市市民活動交流センター「はにぽんプラザ」をご利用いただきありがとうございます。

 会議室が空いている場合には、10分から15分程度前でも鍵を貸してもらえないか、とのことですが、はにぽんプラザは、貸室の利用率が平均約50％と高く、中には平均75％を超える部屋もあります。利用できる午前9時から午後10時までの13時間の内、約10時間ご利用いただいていることになります。このような状況の中で、利用される全ての方々が円滑にお使いいただけるように、利用時間については、準備と後片付け、鍵の返却までを含めた時間で予約してもらうようお知らせしています。

 鍵の貸出しについては、利用前の時間帯に部屋が空いている場合には、利用開始5分前から貸出しを始め、受付担当者が部屋の利用案内等を行っています。利用率の高いはにぽんプラザにおいて、全ての方が公平、円滑に施設を利用するには、時間内での利用を明確にする必要がありますので、ご理解をいただきたいと思います。

 また、行政等が使用する場合は30分前でも準備ができるとのご指摘ですが、行政等の利用も一般の市民の方と同様に、準備から片付けまでの時間を含めて貸出を行っています。準備する時間も含めて予約し利用しているものです。

 はにぽんプラザは、誰でも利用できる市民活動交流施設として、老若男女問わず大勢の皆さまにご利用、ご来館いただいています。今後も適切な管理運営を行ってまいりますので、ご理解いただきたいと思います。

（令和元年10月4日回答）

この事業の担当課

市民活動推進課22-0828