良質で安定継続した業務継続について（令和4年1⽉31⽇回答）
意見・提言
昨今、特に窓口業務に携わる本庄市職員の対応に、格差や疑問を感じるとの話をよく聞きます。また、定期の人事異動による行政サービスの質の低下も耳にします。
市民に対する行政サービスの提供は、質・内容について持続的に鮮度(最新情報)が良く、かつ、良質(市民目線で解りやすい)で安定(人事異動に伴う質の低下の防止)したものでなければならないと思います。
退職や配置換等で担当職員の交替に伴う、業務内容の質の低下を防ぐ手段として、事務引継書の作成、事務引継の履行、事務引継の確認検証が必要と考えます。
職員の資質の向上には、二つの要素が必要であると考えます。一つは、事務引継の完璧な履行と確認検証作業が必須と思います。もう一つは、職員に対する「研修(自己研修を含む)」が大切であると思います。
職員研修については、本庄市職員研修規程により、1.自己啓発研修2.職揚内研修3.職揚外研修と三つの研修が定められております。
事務引継に関することは、本庄市職員服務規程第29条(事務引継)に「職員は、退職、休職又は配置換等を命じられた場合は、事務引継書(様式第27号)により、辞令の交付を受けた日から5日以内に後任者又は所属長の指定する職員に担当事務を引き継ぎ、後任者は、その結果を決裁権者に報告しなければならない。」とあります。
引継書とは、引継者が担当していた業務の引継内容が記載された文書のことを言います。引継書により「情報の抜け漏れ」や「再度確認することの困難回避」等を防ぎ、円滑に業務を後任(引受者)にバトンタッチすることが可能となります。後任者(引受者)の業務遂行環境を整え、集中して業務遂行に従事でき、「業務のクオリティを維持すること。」にもつながります。
また、本庄市例規集取扱規程第3条第2項によれば「職員は、本庄市情報システム管理運営規程の規定による内部情報系システムを通じて例規データーベースを閲覧し、及び活用するものとする。」とあり、引受者の大まかな職務内容(事務分担内容)を知ることが出来ます。
ここで、より職員が「事務引継」に関して一目で理解できる事務引継に特化した例規の作成が大切と考えます。また、重要なのは事務引継の履行の確認システムの構築だと思います。事務引継の組織的な検証確認は、後任者(引受者)は勿論、所属課の管理者及び人事担当課の意識の高揚と緊張を生みだし、良質で安定継続した業務継続につながると考えます。
職員が、配属された所属における事務分掌の履行と職制に応じた職務を行えば、市民サービスの低下にはならないと改めて考えます。
別の角度から考察すると、品質管理や業務管理による職務を継続的に改善する方法、PDCAサイクル[Plan(企画)・Do (実行)・Check (評価)・Action (改善)〕によれば、「事務引継が履行」されたかのCheck (検証)のシステム化が不可欠と考えます。
改めて、事務引継の確認検証を含む事務引継の規則・要綱の制定を提案いたします。
回答
ご提案いただきましたように、良質で安定した行政サービスを継続して提供するためには、職員の資質向上のための研修や事務引継ぎの速やかな、また確実な履行が欠かすことのできない要素であると認識しております。
そのため職員研修につきましては、自己啓発研修など各研修により職員一人ひとりの意識・能力の向上を図るとともに、全職員に共通して必要である内容については、全体研修として実施しております。
事務の引継ぎにつきましては、適正な職務の遂行に不可欠なものであり、業務手順や方法等を見直す機会でもありますので、引継者の意識や経験などによる差が生じないよう、引継書に記載すべき事項を明確化し、併せて「検認者」を設けることにより引継事項を組織で共有する仕組みとしております。また、引継書だけでは伝えきれない事項は、業務の進捗に合わせて直接口頭や実地により引継ぐなど、確実な業務の継続を図っております。
このように対応しているところではございますが、本市を持続可能な公務組織として次代に継承していくため、このたび頂いたご意見、ご指摘を参考にさせていただき、引き続き調査・研究を進めてまいります。
（令和4年1月31日回答）
この手紙の内容に関するお問い合わせ先
行政管理課 25-1160
更新日：2022年10月05日